Die integrierte Lösung für die Arbeitsunfähigkeitsabfrage mit ITSG-Zertifizierung
Eine echte Arbeitserleichterung für die administrative Personalverwaltung bietet das Erweiterungsmodul AIDA eAU Direkt! Ergänzend zum AIDA Virtuellen Personalbüro® sorgt die integrierte Funktion für digitale Abfragen der Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitenden bei der GKV (Gesetzliche Krankenversicherung). Und das direkt aus dem AIDA HR System heraus.
Ihr Vorteil mit AIDA eAU Direkt
Mit AIDA eAU Direkt nutzen Sie die integrierte Abfrage bei der GKV direkt aus AIDA heraus. Sie benötigen keine eigenen IT-Zertifikate und keine personengebundenen Zertifikate. Das alles ist von AIDA gelöst. Die in AIDA integrierte eAU-Abfrage ist bedienerfreundlich, fehlerfrei und nachvollziehbar. Besonders bei der Auslagerung der Lohnabrechnung an ein externes Lohn- und Steuerbüro erleichtert die in AIDA integrierte eAU-Abfrage den Krankmeldungsprozess erheblich. In der monatlichen Lohndatenübergabe sind die Kranktage von den Krankenkassen bereits bestätigt.
Im Überblick
AIDA HR – Komfortabel und zeitsparend
In AIDA werden die Fehlzeiten des Mitarbeitenden eingetragen. Die Anfrage bei der GKV kann automatisiert und auch manuell angestoßen werden. Sie erfolgt im Hintergrund durch die Auswahl von Personen. Die Rückmeldung von der GKV wird automatisch in AIDA verarbeitet und ist in dem eAU-Rückmelde-Protokoll ersichtlich.
ITSG zertifizierter Abruf –
Geprüft und zertifiziert
Der bidirektionale Datenaustausch findet über einen speziellen Kommunikationsserver im Internet statt. Das in AIDA integrierte elektronische Verfahren wurde von der „Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung“ (ITSG) vorgegeben, überprüft, zugelassen und zertifiziert. Der gesamte Prozess ist mit AIDA digital, fehlerfrei und nachvollziehbar.
Im Anschluss können die geprüften Fehltage im Abrechnungszeitraum zusammen mit weiteren Zeitdaten über eine digitale Schnittstelle (Dateitransfer) an das Entgeltabrechnungsprogramm übermittelt werden.
Abwicklung der eAU
mit AIDA Version 6.7. nach ITSG Zertifizierung
Was ist eine eAU?
Die Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist ein digitaler Nachweis über die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers. Im Gegensatz zur herkömmlichen, auf Papier ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, wird die eAU elektronisch erstellt und übermittelt. Dieser Prozess erfolgt in der Regel durch den behandelnden Arzt oder den zuständigen Leistungserbringer direkt an den Arbeitgeber und die Krankenkasse. Die Einführung der eAU soll administrative Abläufe effizienter gestalten, den Papieraufwand reduzieren und die Kommunikation zwischen den Beteiligten verbessern. Durch die elektronische Übermittlung können Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen schneller verarbeitet werden, was zu einer beschleunigten Bearbeitung von Krankengeldansprüchen führen kann.
Gesetzliche Grundlagen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung basiert ebenso wie der klassische Krankenschein auf dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Dort werden die Anzeige- und Nachweispflichten im Rahmen einer Erkrankung ebenso geregelt wie der Anspruch auf Entgeltfortzahlung.
Für die eAU gilt außerdem das neue Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG). Es verpflichtet alle Ärzte, die von ihnen ausgestellten Krankenscheine nur noch auf digitalem Weg an die Krankenkassen zu übermitteln.
Bestehende Regeln gelten selbstverständlich weiter, es ändern sich nur die Übermittlungswege. Eine wichtige Änderung gibt es allerdings mit Blick auf die im Entgeltfortzahlungsgesetz verankerte so genannte 3-Tage-Regel. Bisher gilt hier die Vorschrift, welche den Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber seine Arbeitsunfähigkeit spätestens am vierten Tag der Erkrankung durch Vorlage einer entsprechenden ärztlichen Bescheinigung nachzuweisen. Diese gesetzliche Verpflichtung entfällt ab 1. Januar 2023 grundsätzlich für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer, weil ab diesem Zeitpunkt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in elektronischer Form von den gesetzlichen Krankenkassen an die Arbeitgeber übermittelt werden.
Grundsätzlich dient die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nach wie vor als Nachweis gegenüber:
- dem Arbeitgeber zur Wahrung der Ansprüche auf Entgeltfortzahlung
- der Krankenkasse zur Wahrung der Ansprüche auf Krankengeld
- der Berufsgenossenschaft zur Wahrung der Ansprüche auf Verletztengeld
Geltungsbereich eAU
Das eAU-Verfahren wird im Grundsatz für alle gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten angewendet, ob nun eine Krankschreibung durch einen niedergelassenen Arzt erfolgt, ein Arbeitsunfall vorliegt oder die Krankschreibung infolge einer stationären Behandlung gefertigt wird.
Die Ausnahmen
Bei folgenden Konstellationen bei gesetzlich Krankenversicherten gilt weiterhin das traditionelle Papierverfahren:
- Krankschreibung wegen Erkrankung des Kindes
- Krankschreibung von einem Arzt im Ausland
- Krankschreibung von einem Privatarzt
- Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen
- Krankschreibung durch Physio- oder Psychotherapeuten
- Krankschreibung wegen Mutter-Kind-Kur
Alle privat krankenversicherten Beschäftigten sind vom eAU-Verfahren ausgenommen.
Auch geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt, die nach dem Haushaltsscheck-Verfahren angemeldet werden, nehmen am eAU-Verfahren nicht teil.
Die Herausforderung
Ab dem 1. Januar 2023 werden die gesetzlich krankenversicherten Beschäftigten ihre Krankmeldungen nicht mehr zur Personalabteilung senden oder dort abliefern. Dazu sind sie durch die Einführung des eAU-Verfahrens nicht mehr verpflichtet. Der behandelnde Arzt wird die Krankmeldung auf elektronischem Weg an die zuständige Krankenkasse übermitteln.
Die Krankenkassen leiten jedoch keine eAU automatisch an die zuständigen Arbeitgeber weiter. Der Arbeitgeber muss diesen Abruf aktiv starten, nachdem ein erkrankter Arbeitnehmer ihn über den Beginn und die voraussichtliche Dauer seiner Arbeitsunfähigkeit informiert hat.
Die Funktionsfähigkeit des Verfahrens hängt also davon ab, ob der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber über seine Krankheit informiert. Das kann in der Praxis zu Problemen führen, denn nicht immer erfährt der Arbeitgeber zeitnah von der Erkrankung eines Beschäftigten.
Mögliche Störanfälle sind:
- Übertragungsfehler
- Ausfall des Internets
- Fehlende Chipkarte
- Fehlerhafte Signatur des Arztes
Arbeitgeber muss für sich aktiv werden
Allen Störfällen ist gemeinsam, dass der Arbeitgeber keine eAU-Daten erhält.
Das arbeitgeberseitige Vorgehen ist in allen Fällen dasselbe: er nimmt Kontakt zum Arbeitnehmer auf. Dieser legt seinen Beleg vor oder sollte sich in der Folge bei seinem behandelnden Arzt um eine Ersatzbescheinigung auf Papier bemühen – er hat darauf einen rechtlichen Anspruch.
Fragen kostet nichts, Punkt.
Sie haben Fragen zu der AIDA Software oder möchten weitere Informationen haben?
Kein Problem. Kontaktieren Sie uns kostenlos und unverbindlich. Wir helfen Ihnen gerne weiter.
Besondere Fälle
Krank im Urlaub
Wird ein Arbeitnehmer im Urlaub krank, so reicht er die Krankmeldung in vielen Fällen erst nach dem Urlaub beim Arbeitgeber ein. Dies verzögert den eAU-Prozess erheblich.
Minijobber
Bei geringfügig Beschäftigten erfolgt der Abruf der eAU ebenfalls bei der Krankenkasse. Es ist daher unabdingbar, für jeden Minijobber neben der Minijobzentrale auch seine eigene Krankenkasse im System zu hinterlegen.
Krankenkassenwechsel des Arbeitnehmers
Heutzutage sind sehr kurzfristige Krankenkassenwechsel möglich und nicht immer informiert der Arbeitnehmer seinen Arbeitgeber rechtzeitig über den Wechsel. Erkrankt er in einer solchen Phase, so ruft der Arbeitgeber die eAU-Daten bei der bisherigen Kasse ab – und erhält kein Ergebnis.
Datenschutz
Durch die eAU muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber keine Krankmeldungen senden. Er muss ihn nur noch informieren, dass er krank ist.
Der Arbeitgeber darf die eAU-Daten nur abrufen, wenn der Beschäftigte ihm zuvor den festgestellten Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit angezeigt hat – DATENSCHUTZ! Mit der Anzeige seiner Erkrankungsdaten an den Arbeitgeber autorisiert der Beschäftigte diesen zum Abruf seiner eAU-Daten bei der Krankenkasse.
Technische Implementierung der eAU
mit AIDA Detailausschnitt Fehlzeiten-Export
Vorteile eAU
Der Gesetzgeber und die gesetzlichen Krankenkassen sehen in dem neuen eAU-Verfahren erhebliche Vorteile für alle Beteiligten.
Die medienbruchfreie digitale Übertragung spart Zeit und damit Kosten, entlastet Krankenkassen, Arbeitgeber und Arbeitnehmer administrativ und befreit zudem die Beschäftigten von ihrer Nachweispflicht bei ihrem Arbeitgeber. Die Krankenkassen erhalten durch den elektronischen Weg im Gegensatz zur bisherigen Praxis in der Zukunft jede Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und verfügen somit zuverlässig über die notwendigen Informationen zu Entgeltfortzahlung und Krankengeld erkrankter Beschäftigter.
Gut zu wissen
AIDA unterstützt Sie: Unsere Software exportiert alle relevanten Personal- und Zeitinformationen an den Entgeltabrechner.
Ein direkter Abgleich zwischen AIDA und der GKV ist nach erfolgreicher ITSG-Zertifizierung möglich.
Einfach, schnell und effektiv – jetzt zurückrufen lassen.
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