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Die digitale Personalakte

So optimieren Sie Ihre Personalprozesse! 

Sie kennen das: Kaum sind Sie nicht im Büro, verlangt der Chef eine Excelaufstellung der Überstunden verschiedener Mitarbeiter.

Und schon fängt Ihre Vertretung an, Akten und Ordner zu durchsuchen, um die Daten für den Chef ordnungsgemäß erheben zu können. Dies gehört mit der digitalen Personalakte der Vergangenheit an.

Spürbare Zeitersparnis!

Die digitale Personalakte bietet die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben im Personalwesen. Personaldokumente der Mitarbeiter werden automatisch in das digitale Dokumenten-Managementsystem Starke-DMS® eingepflegt und dort zentral verwaltet. Sie werden damit in vielen Bereichen, wie z. B. Lohnabrechnung, Krankmeldungen, Überstunden, Reisekosten, Vertragswesen, Weiterbildung, Wiedervorlagen oder Bewerbermanagement entlastet. 

Das vereinfachte Suchen und Finden von Personalinformationen spart Zeit, Platz und Geld, denn die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen 10 Jahre nach Austritt des Mitarbeiters.

Ihre Vorteile

  • Automatische Übernahme von Dokumenten wie Lohn- und Gehaltsabrechnung,
  • Lohnsteuerbescheinigungen oder DEÜV-Meldungen
  • Bewerbermanagement inkl. Workflow
  • Zugriff ist klar strukturiert durch Rechteverwaltung
  • Einsatzmöglichkeit auch für Personal-Dienstleister
  • Automatische Aktenbildung und Zuordnung von Dokumenten

Digitalisierungspflicht von Entgeltunterlagen

Grundlage für die elektronische Betriebsprüfung 

Schon seit Januar 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, begleitende Entgeltunterlagen in digitaler Form aufzubewahren. Hier ist eine Vielzahl an Dokumenten betroffen, die vom Beschäftigten digital beim Arbeitgeber eingereicht oder von anderen Institutionen ausgestellt werden (Sozialversicherung o.ä.).

Ziel ist es, eine digitale Grundlage für die ab dem 1. Januar 2023 vorgesehenen elektronischen Betriebsprüfungen zu schaffen und für die Arbeitgeber zu vereinfachen. Die Unterlagen sind dem Arbeitgeber bereits von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form zur Verfügung zu stellen.  

Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden im Personalmanagement das Arbeiten mit der Starke-DMS®

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die Lösung mit verschiedenen Musterbelegen und zeigen Ihnen die Zeitersparnis auf.
Kontaktieren Sie uns gerne!

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Arten der elektronischen Entgeltunterlagen

Je nach Sachverhalt können zu den Entgeltunterlagen unterschiedliche Dokumente gehören, z.B. fallen darunter:

  • Arbeitsvertrag
  • Personalfragebogen
  • Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
  • Kopie vom Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status
  • Stundenaufzeichnungen
  • etc.

Anforderungen an die Dokumente

  • jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden
  • Aufruf und Darstellung der Daten muss orts- und systemunabhängig funktionieren
    (erlaubt sind PDF und Bilddateien wie z.B. jpeg, bmp, png oder tif)
  • Daten der Krankenkassen dürfen in gelieferter Dokumentenart gespeichert werden
  • der Dateiname muss eindeutig sein
  • rechtlich sind die Beschäftigten verpflichtet, die Daten elektronisch zu liefern

Infomaterial

Die Entgeltunterlagen in elektronischer Form können in einer professionellen Dokumentenablage geführt werden wie. z.B. der digitalen Personalakte von Starke-DMS®. Diese bietet nicht nur die perfekte Lösung für die Automatisierung vieler Routineaufgaben, auch werden Personaldokumente automatisch in das Dokumenten-Managementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Gerne beraten wir Sie und geben Ihnen entsprechende Informationen. 

Diese Regelung, die seit dem 01.01.2022 besteht, bedeutet nicht, dass rückwirkend für alle Beschäftigten die Personalakten zu digitalisieren sind. Die Regelung gilt für alle neuen Ereignisse.

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