Zeiterfassung im Homeoffice

Mehr Flexibilität, mehr Selbstständigkeit, bessere Work-Life-Balance und mehr Eigenverantwortung. Viele Unternehmen setzen auf diese Art des modernen Arbeitens. Jedoch hat das Homeoffice auch zufolge, dass die Erfassung der Arbeitszeiten, und die Planungen der Aufgaben oftmals umständlich und manuell kommuniziert und umgesetzt werden müssen.

Mit der AIDA Software haben Sie die Lösung und wandeln die bisherigen Nachteile des Homeoffice ab sofort in Vorteile um.

Mobiles Personalbüro mit dem AIDA Web-Self-Service

Eine Möglichkeit das Personalbüro ins Homeoffice zu verlegen, ist der Web-Self-Service von AIDA. Das einfach zu bedienende Tool ermöglicht das Buchen von Arbeitszeiten, das papierlose Beantragen von Fehlzeiten und vieles mehr. Durch die integrierte Berechtigungsverwaltung steuern Sie, welcher Mitarbeiter und welcher Vorgesetzte die notwendigen Informationen abrufen darf.

Wie funktioniert der Web-Self-Service von AIDA?

Der Mitarbeiter im Unternehmen, unterwegs oder im Homeoffice, meldet sich mit seiner Personalnummer und dem von ihm selbst festgelegten Passwort an. Im Dashboard (siehe Abbildung) kann der Mitarbeiter seine persönlichen Daten ansehen oder bestimmte Vorgänge bearbeiten – abhängig von seinen individuellen Berechtigungen. Somit gehören Nachfragen zu den persönlichen Daten wie Urlaub etc. der Vergangenheit an. Dies spart dem Mitarbeiter, sowie der Personalverwaltung viel Zeit und Geld.

Der hinterlegte Workflow ermöglicht umfangreiche Vertretungs- und Vorgesetztenfunktionen. Weiterhin bietet der Web-Self-Service ein automatisiertes Informationsmanagement per E-Mail, wodurch eine manuelle Kommunikation zu den Vorgängen entfällt. Das Ergebnis sind deutlich verkürzte Bearbeitungszeiten, reduzierte Rückfragen, umfangreiche Auswertungen und das wichtigste – Zeit für wesentliche Dinge.

Mobile Erfassung mit der AIDA APP

Eine weitere Möglichkeit Arbeitszeiten mobil zu erfassen ist die AIDA APP.

Mobilität wird immer wichtiger – auch in der Zeitwirtschaft. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet als mobiles Datenerfassungsgerät für unterwegs.

Sie Erfassen die Daten mobil, ortsunabhängig und jederzeit – genau dort, wo Sie ihr Homeoffice platzieren. Buchen Sie Beginn und Ende von Arbeitszeiten, Pausen, Dienstgänge, Kostenstellen und sogar Auftrags- und Projektzeiten flexibel über die AIDA APP.

Flexible Erfassung auch ohne Netz

Mit der AIDA App zur mobilen Zeit- und Datenerfassung behalten Mitarbeiter und Planende im Homeoffice jederzeit den vollen Überblick – durch die AIDA App haben Berechtigte jederzeit relevante Informationen zur Verfügung. Von der gebuchten Arbeitszeit bis zu den An- und Abwesenheiten im Team.

Ein mühevolles Notieren und nachträgliches Einpflegen von Zeiten gehört mit der AIDA App fürs Homeoffice der Vergangenheit an. Sie funktioniert überall, egal, wo Sie sich befinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob sich ihr Homeoffice im Inland oder Ausland befindet. Die Bedienung der AIDA App ist ein Kinderspiel. Ihre Mitarbeiter erfassen Buchungen intuitiv über das leicht zu bedienende Interface auf dem eigenen Smartphone oder -Tablet.

Was ist jedoch, wenn im Homeoffice nicht überall Netzempfang ist?
Kein Problem für die AIDA App! Sie funktioniert auch ohne Netzempfang, speichert Ihre Daten lokal, so lange, bis Sie sich wieder in einem Netzempfangsbereich befinden. Die gespeicherten Daten werden sofort in das AIDA System übertragen. Dabei spielt das Betriebssystem, IOS- oder Android keine Rolle. Die AIDA App ist immer für Sie da.

Weitere Funktionen der AIDA App – für noch mehr Transparenz bei der Zeiterfassung

Fügen Sie auf Wunsch jeder Buchung eine Notiz bzw. einen Kommentar hinzu.
Übermitteln Sie optional GPS-Standortdaten mit den Buchungen an den AIDA Server.

Kurzarbeit – Arbeitszeiten richtig erfassen, planen und übergeben

Bei Kurzarbeit ist es wichtig, dass korrekte Daten zeitnah an die Lohnabrechnung übergeben werden.

Um diese Daten für eine korrekte KUG-Abrechnung übergeben zu können, ist die Basis eine entsprechende Erfassung der IST-Stunden. Die Erfassung kann stationär, per App auf dem Smartphone, oder über unsere AIDA-Homeoffice-Lösung von Zuhause aus erfolgen. In der AIDA Software, werden durch den individuell hinterlegten Kurzarbeitsanteil in Prozent (%), automatisch die „KUG-Stunden“ berechnet und können ganz einfach an das Lohn- und Gehaltsprogramm übergeben werden.
Gerade in der Phase der Kurzarbeit ist eine gute Planung das A und O. Die Arbeitspläne und Dienstzeiten für die Kurzarbeit können per Drag & Drop mit der AIDA Personalplanung im Unternehmen oder im Homeoffice erstellt werden.
Zum Schluss erhalten Sie die Auswertung mit den entsprechenden Kurzarbeitswert für die Lohnabrechnung. Somit steht der einwandfreien Abrechnung des KUG nichts im Wege.

Weitere Infos zu unserer Softwarelösung für Kurzarbeit finden Sie hier.