Die Einsatzplanung für den Rettungsdienst ist mit komplexen Anforderungen verbunden: Die Mitarbeiter des Rettungsdienstes werden in viele verschiedene Schichtmodelle zusammengefasst. In den einzelnen Schichten werden zudem unterschiedliche Qualifikationen benötigt. Für die einzelnen Mitarbeiter gibt es gemäß der Dienstvereinbarung, verschiedene Abrechnungsregeln. Von der Vergütung der Stunden und Zeitzuschlägen, bis hin zur vollständigen Gutschrift von Arbeitszeit und Zuschlägen auf ein Arbeitskonto.
Die Leiter der Rettungswachen benötigen ein automatisiertes, ganzheitliches Verfahren aus einer Hand von der Dienstplanung bis zur Lohnabrechnung. Dabei sollten individuelle Dienstvereinbarungen z.B. Überstundenregelungen, automatisch berücksichtigt werden. Mit Hilfe der integrierten Dienstplanung sollte eine qualifizierte, schnelle, übersichtliche und praxisbezogene Erstellung und Bearbeitung der Dienstpläne möglich sein. Die Dienstplanung sollte zentral einsehbar und auswertbar sein, dabei jedoch trotzdem dezentral bleiben, da die Leiter der Rettungswachen die Dienste Ihrer Mitarbeiter eigenständig planen können müssen.
Um den Einsatz des Personals und damit die Kosten für den Rettungsdienst optimieren zu können, sollte es möglich sein, über eine zentrale Springerfunktion, Mitarbeiter an andere Rettungswachen auszuleihen. Die Gesamtleitung der Rettungswachen muss zu jeder Zeit wissen, wer wann und wo im Einsatz ist.
Zudem ist ein jährlicher Überblick, durch eine übersichtliche Aufstellung der Jahresarbeitszeitkonten aller Kollegen und ihrer jeweiligen Zeitguthaben, erhalten. So können die Kosten für den Rettungsdienst, aber auch die gerechte Verteilung der Einsatzzeiten auf die einzelnen Mitarbeiter, überprüfbar sein.
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Die Einsatzplanung ist mit komplexen Anforderungen verbunden. Darüber hinaus gibt es für die einzelnen Mitarbeiter gemäß der Dienstvereinbarung, verschiedene Abrechnungsregeln: Von der Vergütung der Arbeitszeit und Zeitzuschlägen bis hin zu vollständiger Gutschrift von Arbeitszeit und Zuschläge auf ein Arbeitszeitkonto. AIDA bietet hierzu ein automatisiertes, ganzheitliches Verfahren aus einer Hand, von der Dienstplanung bis zur Lohnabrechnung.
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Die Einsatzplanung ist mit komplexen Anforderungen verbunden, weil in den einzelnen Schichten unterschiedliche Qualifikationen benötigt werden. Darüber hinaus gibt es für die einzelnen Mitarbeiter gemäß der Dienstvereinbarung, verschiedene Abrechnungsregeln: Von der Vergütung der Arbeitszeit und Zeitzuschlägen bis hin zu vollständiger Gutschrift von Arbeitszeit und Zuschläge auf ein Arbeitszeitkonto. AIDA bietet hierzu ein automatisiertes, ganzheitliches Verfahren aus einer Hand, von der Dienstplanung bis zur Lohnabrechnung.
Mit der zentralen Springerfunktion sind der Einsatz des Personals und die damit verbundenen Kosten optimierbar. Die Leitung der Rettungswache weiß dadurch zu jeder Zeit, wer, wann und wo im Einsatz ist.
Damit Überstunden nur in geringem Umfang anfallen, können Zeiten für Lehrgänge und Urlaub frühzeitig in die Jahresvorplanung eingetragen werden. Auch eingetragene Besprechungszeiten fließen mit in die Sollzeit der Mitarbeiter ein und werden als Zusatzdienste berücksichtigt.
Bereitschaftsdienste werden mit einem Faktor berücksichtigt. Darüber hinaus können die Einsatzfahrzeuge für alle Tage im Jahr vorgehalten werden.
Die erstellte Vorplanung kann per Klick in die Sollplanung übernommen werden. In der Sollplanung kann noch auf Änderungen, wie zum Beispiel den Tausch von Diensten oder Krankheitsausfällen reagiert werden. Zusätzlich werden die monatlichen Sollzeiten aus den Diensten und Fehlzeiten, die zu leistende Jahressollzeit und die noch zu erbringenden Stunden übersichtlich dargestellt.
Ihre Vorteile der Jahresvorplanung:
- In der Grün-Phase • (bis zu 40 Stunden über Sollzeit) ist alles in Ordnung
- In der Gelb-Phase • (40-65 Stunden über Sollzeit) sollte mit besonderem Augenmerk kontrolliert werden.
- In der Rot-Phase • (65-95 Stunden über Sollzeit) sollte die Planung angepasst werden.
Die Planungsverantwortlichen müssen bei der Dienstplanung die Einhaltung von Sollzeiten berücksichtigen, um Über- oder Unterschreitungen so weit wie möglich zu vermeiden. In der Hochrechnung der Monatssollzeiten sind Abweichungen der Mitarbeiter sowie ihr voraussichtliches Monat-Ist sofort erkennbar. Die Hochrechnung der Dienstplanung erfolgt auf ein Kalenderjahr, mindestens jedoch drei Monate im Voraus.
Die Planungsverantwortlichen werden bei der Gestaltung der Dienstpläne zusätzlich durch die Funktion des Ampelsystems (grün/ gelb/ rot) unterstützt. Die AIDA Dienstplanung prüft auch an dieser Stelle die Einhaltung der Dienstvereinbarung.
Ihre Vorteile der Hochrechnung:
Planungsrelevante Größen für die AIDA Dienstplanung sind die Anzahl und Art der Rettungsfahrzeuge und die dienstplanrelevanten Qualifikationen der Mitarbeiter: z.B. Notfallsanitäter, Rettungsassistent, Rettungssanitäter, etc. Die Planungsverantwortlichen und Mitarbeiter werden zeitgerecht über den notwendigen Schulungs- und Qualifikationsbedarf informiert.
Auch ohne aktuellen Einsatzauftrag ist die Vorhaltung der notwendigen Rettungsfahrzeuge mit dem qualifiziertem Personal gemäß § 4 RettG NRW vorzuplanen, um die rettungsdienstliche Versorgung sicherzustellen.
Die Fahrzeuge können in AIDA zeitenabhängig besetzt werden.
Der Planungsverantwortliche sieht bei der Dienstplanung, welchen Tagesbedarf er zu decken hat. Die Planung der einzelnen Dienste ist einfach und bequem: In der Ansicht der Dienstplanung ist in der Zeile „Bedarf“ an einer roten Markierung sofort erkennbar, für welche Tage noch nachgeplant werden muss. Positioniert man die Maus auf die rote Markierung, wird automatisch der Rahmendienstplan für den ausgewählten Tag angezeigt. Im Rahmendienstplan ist die Besetzung der Fahrzeuge übersichtlich dargestellt. Hier ist auf einen Blick erkennbar, ob ein Einsatzfahrzeug mit dem erforderlichen Personal, den entsprechenden Qualifikationen und den erforderlichen Sollstunden eingeplant wurde. Der Planungsverantwortliche kann so kurzfristig auf ungeplante Ausfallzeiten reagieren, in dem er sich ganz einfach vom System Vorschläge anzeigen lässt. Die passenden Mitarbeiter werden gemäß einer Gewichtung verschiedenster Prüfkriterien z.B. Qualifikation, Überstunden, Ruhezeiten, Einsatzort, etc. aufgelistet.
Je nach Bedarf kann anderen Rettungswachen Personal zugeordnet werden. Hierzu können sowohl der Tag als auch die Abteilung ausgewählt werden, an denen der Bedienstete einer anderen Wache zugeordnet werden soll. Durch diese sogenannte „Springerplanung“ steht der ausgeliehene Mitarbeiter dem Planungsverantwortlichen der anderen Rettungswache sofort für dessen Planung zur Verfügung.
Neben dem Ausleihen von Personal besteht auch die Möglichkeit, Fahrzeuge anderen Wachen zuzuordnen. Somit steht dem Planungsverantwortlichen der anderen Rettungswache das Fahrzeug für dessen Planung zur Verfügung.
- Auswahl des zu planenden Bereiches
- Auflistung der in dem Bereich zugeordneten Mitarbeiter mit Anzeige des aktuellen An-/ Abwesenheitsstatus:
• Anwesend
• Dienstgang
• Abwesend - Anzeige des aktuellen Überstunden-Kontos mit der zu erwartenden Entwicklung des Kontos (Hochrechnung gemäß Dienstplan)
- Planungsbereich. Anzeige der geplanten Dienste, Fehlzeiten, Fahrzeuge und Abteilungen
- Aufsummierung der einzelnen Schichtzeitbereiche wie z.B. 12/24 Stunden Schichten oder 7/8 Stunden Schichten
- Anzeige einer Unterdeckung (rot). An diesem Tag beträgt der Bedarf 5 Kollegen. Es wurden jedoch nur 4 Kollegen eingeplant. Bei einer Überdeckung wird dieser Bereich blau dargestellt.
- Rahmendienstplan mit Anzeige der geplanten Mitarbeiter sowie Darstellung des an diesem Tag noch nicht besetzten Fahrzeug (rot)
- Vorschlagsgenerierung. Personalvorschläge mit denen die Unterdeckung vorzugsweise aufgehoben werden könnte.
- Vorschläge: Hierbei werden verschiedene Kriterien mit unterschiedlichen Gewichtungen geprüft. Der Empfehlungsgrad wird in einem % Balken dargestellt
- Planungseinheiten. Diese werden ganz einfach per Drag & Drop eingetragen. Planungseinheiten sind z.B. die unterschiedlichen Dienste, Fehlgründe, Abteilungen und Kostenplätze (Fahrzeuge)
- Zusatzinformation. Diese können beliebig zu- oder abgeschaltet werden. Hier stehen verschiedene Statistiken wie z.B. Resturlaube, Anzahl 24 Std. Schichten, Kranktage, etc. zur Verfügung
Die Selbstauskunft ermöglicht den Mitarbeitern, sich eigenständig zu informieren. So kann der Mitarbeiter aufgrund flexibel zu definierender Rechte z.B. seine Arbeitszeitjournale einsehen, sich im persönlichen Kalender über beantragte oder schon genehmigte Fehltage wie Urlaub, Dienstreisen etc. informieren, seine Zeitkonten abrufen u.v.a. mehr.
Führungsverantwortliche können für die ihnen unterstellten Mitarbeiter ebenfalls diese Daten abrufen. Das Informationstableau zeigt darüber hinaus den Status der Mitarbeiter an (wer ist an- oder abwesend, in der Pause oder auf Dienstgang), optional auch Zusatzdaten wie Durchwahl oder laufender Auftrag. Möglich sind an dieser Stelle auch abteilungsbezogene Auswertungen.
Mit der Funktion „AIDA Workflow“ können Mitarbeiter den Abbau aus dem Arbeitszeitkonto, Schichtwechsel oder Urlaub beantragen. Werden diese vom Leiter der Rettungswache im AIDA Web genehmigt, erfolgt die automatische Übernahme in die AIDA Personalzeitwirtschaft und Dienstplanung.
Das alles wird kosten- und zeitsparend direkt vom PC ausgeführt – papierlos und ohne Nachfragen!
Vorteile des AIDA Workflows:
Schritt 1:
Der User loggt sich mit seinem Benutzernamen oder der Personalnummer und seinem persönlichem Kennwort im Web-Self-Service ein.
Schritt 2:
Der Mitarbeiter wählt nun seine Gewünschte Antragsart aus. Hierbei stehen Ihm nur die Antragsmöglichkeiten zur Verfügung, zu der er berechtigt ist.
Bspl.: Fehlgründe Halbtags/ Ganztags, Dienstgänge, Zeitkorrektur, Buchungen, etc.
Schritt 3:
Nach dem sich der Mitarbeiter für den Fehlgrund Ganztags – Urlaub entschieden hat, wählt er nurnoch den gewünschten Zeitraum für den Urlaub aus und gibt optional eine Bemerkung ein. Zusätzlich kann/ muss (je nach Genehmigungsstruktur im Unternehmen) ein Kollegen ausgewählt werden, der die Stellvertretung in dem Zeitraum übernehmen soll. Fertig!
Mitarbeiter können sich ihre Überstunden, die z.B. aus Einsätzen resultieren, freigeben und dadurch aufbauen lassen. Dazu stellen sie einen Antrag über den AIDA Workflow. Zu jedem Antrag kann der Mitarbeiter eine Bemerkung eintragen, so dass auch nach einiger Zeit noch sichtbar ist, mit welcher Begründung er den Überstundenaufbau beantragt hat. Der Leiter der Rettungswache kann den Antrag entweder ablehnen oder genehmigen. Wird der Antrag genehmigt, werden die Überstunden direkt in der Zeitwirtschaft berücksichtigt und mit ggf. anfallenden Zuschlägen verrechnet.
In AIDA stehen weit über 200 Auswertungen, Statistiken und Übersichten zur Verfügung, die im Alltag eine wichtige Entscheidungshilfe sind. Wichtige Informationen wie z.B. das Personalinfo-Tableau und das Monatsjournal können jederzeit per Mausklick aufgerufen werden.
Das Monatsjournal zeigt alle Zeitbuchungen und Fehlgründe auf, die innerhalb eines Monats angefallen sind.
Neben den Soll- und Ist-Zeiten sowie den Pausenbuchungen können Sie die Entwicklung des Gleitzeitkontos verfolgen. Die angefallenen Arbeitszeiten können so ausgewiesen werden, dass zuschlagsrelevante Arbeitszeiten gesondert aufgeführt werden. Auf diese Weise ist eine flexible Berechnung von Zuschlagszeiten (beispielsweise auf Grundlage eines Tarifvertrages oder einer Betriebsvereinbarung) möglich. Die automatisch errechneten Konten können am Monatsende ganz bequem per Klick an ein Lohn- und Gehaltsprogramm übergeben werden.
Erläuterung zum abgebildeten Monatsjournalausdruck der AIDA-Software:
- Beschäftigungsart (Vollzeit/Teilzeit) und -grad (in %)
- Kommen-/Gehen-Buchungen für jeden einzelnen Tag mit dem jeweiligen Grund (z.B. Pause oder Dienstgang)
- Stundennachweise je Kalenderwoche und für den ganzen Monat
- Automatisch berechnete zuschlagspflichtige Konten
- Stand des Urlaubskontos
Vorteile der elektronischen Zeiterfassung:
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