Was ist KVP?
Die Abkürzung KVP steht für „Kontinuierlicher Verbesserungsprozess“. Dabei handelt sich um ein Grundprinzip des Qualitätsmanagements. KVP bezeichnet außerdem das unternehmerische Ziel, mithilfe schrittweiser Optimierung die Organisationsstrukturen und Abläufe im Unternehmen stetig zu verbessern. Einige Firmen beschäftigen ganze Teams für ein systematisches KVP-Management, andere setzen auf eine KVP-Software zur systematischen Verbesserung von Prozessen und Workflows. Und das zu Recht: Eine optimale Prozessbeherrschung ist der Schlüssel dafür, dass das Unternehmensziel mit größtmöglicher Effizienz erreicht wird.
Definition: KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess
KVP, der kontinuierliche Verbesserungsprozess, bezeichnet Maßnahmen zur Prozessverbesserung bzw. Prozessoptimierung. Diese dienen der effizienteren Erreichung des Unternehmensziels und zur ständigen Verbesserung der Qualität von Dienstleistungen und Produkten. KVP ist somit ein wichtiger Teil eines erfolgreichen, aktiven Qualitätsmanagements in einem Betrieb. An der fortlaufenden Optimierung von Prozessen und Abläufen in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen sind alle Mitarbeiter durchweg beteiligt: KVP muss vom Unternehmen jeden Tag gelebt werden.
KVP – der kontinuierliche Verbesserungsprozess
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) läuft in der Regel systematisch in mehreren, aufeinanderfolgenden Schritten ab. Zunächst gilt es, die Abläufe und Workflows im Unternehmen zu definieren und zu bewerten. Alle betrieblichen Abläufe werden prozessorientiert betrachtet. Anschließend werden Fragen beantwortet wie: Wo liegt Verbesserungspotenzial? Gibt es Störfaktoren? Können Workflows effizienter ablaufen?
KVP dient der Verbesserung der Effizienz
- von Geschäfts-, Produktions- und Entwicklungsprozessen
- des Einsatzes von Ressourcen
- des Qualitätsmanagements in einem Unternehmen
Prozesse erfolgreich optimieren – KVP-Management und Maßnahmen
KVP denkt stets in Zusammenhängen: Betriebliche Abläufe werden nicht isoliert, sondern mit ihren Wechselwirkungen und in Bezug auf bestimmte Ziele betrachtet. Fehlermechanismen können so vor einem größeren Hintergrund aufgedeckt, Auswirkungen der Prozessabläufe sichtbar gemacht werden.
- Zuerst erfolgt eine Definition des Ziels und der notwendigen Schritte oder Maßnahmen, um dieses zu erreichen.
- Ist der Prozess als solcher definiert, wird er kontrolliert ausgeführt und dabei genau dokumentiert.
- Anschließend erfolgt eine Analyse bzw. Auswertung anhand der vorher definierten Kennzahlen.
Auf dieser Grundlage können nun Anpassungen vorgenommen werden. Der Zyklus beginnt von vorn. KVP ist dementsprechend ein ständiger Kreislauf, in dem folgende Fragestellungen aufeinander folgen:
Definition des Ziels: Was soll mit welchen Mitteln, welchem Einsatz von Ressourcen, Material etc. in welchem Zeitrahmen geschehen? Potenzielle Probleme oder Fehlerquellen werden definiert. Kennzahlen werden festgesetzt, anhand derer eine Prozessbewertung stattfinden soll.
Analyse des Ablaufs: Wie laufen die Prozesse tatsächlich ab? Eine KVP-Management-Software wie der AIDA KVP-Manager leistet hier wertvolle Dienste: Eine verlässliche Datengrundlage erleichtert den Schritt der Analyse enorm.
Auswertung auf das Ziel hin: Wurde das zuvor Definierte erreicht? Welche Teilziele wurden erreicht, welche verfehl
Notwendige Anpassung: Müssen Prozesse angepasst werden, um die gesetzten Ziele zu erreichen? Oder sollten die Ziele ihrerseits angepasst werden?
Die Vorteile des elektronisch unterstützen KVP-Managements:
- verlässliche Datengrundlage für Analyse
- direkter Zugang zu relevanten Informationen
- einfache Verwaltung von Prozessen
Prozesse beherrschen, dabei dynamisch und flexibel bleiben: die Vorteile von KVP
Schrittweise, kontinuierliche Verbesserungen sind oftmals besser als plötzliche, grundlegende Innovationen – besonders im Qualitätsmanagement bewahrheitet sich diese Einsicht immer wieder. Wenn es darum geht, komplexere Abläufe zu optimieren, ist es sinnvoll, gezielt an wenigen Stellschrauben zu drehen und die Auswirklungen exakt zu beobachten. Dieses Vorgehen ist wesentlich effizienter als Abläufe, die sich eingespielt haben, grundlegend zu revolutionieren, um sich dann schnell mit einer ganzen Reihe organisatorischer und anderer Schwierigkeiten konfrontiert zu sehen. Ein weiteres Problem liegt bei zu schnell vorgenommenen Veränderungen komplexer Abläufe darin, dass oftmals nur schwer abzusehen ist, welche Änderung welche Auswirkung hat. Eine Feinanalyse, bei der Prozesse bis ins kleinste Detail optimiert werden, ist auf diese Weise nicht möglich.
Im Rahmen von KVP werden Prozesse stetig Schritt für Schritt optimiert und laufend angepasst. Veränderungen werden gezielt dort vorgenommen, wo Verbesserungspotenziale bestehen, und ihre Auswirkungen werden kontrolliert beobachtet.
Flexibilität ist ein wichtiger Erfolgsfaktor im KVP: Sind die Prozessmodelle einmal definiert, stehen sie nicht ein für alle Mal fest. Es handelt sich um lebendige Strukturen, die laufenden Änderungen unterworfen sind und von diversen Einflüssen abhängen. Äußere Faktoren spielen eine Rolle, die Mitarbeiter, die gemeinsam auf das Unternehmensziel hinarbeiten, müssen einbezogen und veränderliche Workflows berücksichtigt werden. Flexibel auf wechselnde Anforderungen reagieren zu können ist eine Stärke erfolgreichen KVP-Managements.
Fragen kostet nichts, Punkt.
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Geschäftsprozessmodellierung als Grundlage für KVP
Die Geschäftsprozessmodellierung schafft die nötige Transparenz für eine nachhaltige Verbesserung der Organisation im Unternehmen – für einen wachsenden Erfolg, zufriedene Kunden, hochwertige Produkte und Services. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess braucht eine verlässliche Datengrundlage. Softwarelösungen wie das AIDA KVP-Management stellen diese zur Verfügung. Alle Kennzahlen können schnell und einfach definiert und eingesehen, Verantwortlichkeiten und Prozesshierarchien einfach verwaltet werden: die optimale Grundlage für eine erfolgreiche Prozessmodellierung und eine umfassende Prozessbeherrschung.
Transparente Prozesse, ergebnisorientierte Entscheidungen – KVP in der Praxis
Informationen zum Prozess sowie Reportings zu relevanten Kennzahlen können mithilfe IT-gestützter KVP-Lösungen jederzeit abgefragt werden. So wird die Klarheit in allen Bereichen erhöht.
- Prozessanforderungen
- Projektverantwortliche
- Prozessaufwandskennzahlen
- Verbesserungspotenziale
KVP-Managementsysteme wie der AIDA KVP-Manager liefert Ihnen die nötigen Daten, um ergebnisorientierte Entscheidungen zu treffen. Kennzahlensysteme dienen in vielen Unternehmen als Grundlage für ein leistungsorientiertes Lohnmodell. Von der Planung bis zur Ausführung werden Effizienz und Transparenz in Ihrem Unternehmen erhöht.
Das AIDA KVP-Management bietet
- Eine intuitive Benutzeroberfläche
- Einfache Verwaltung
- Informationen in Echtzeit
- Reports und Auswertungen
Sie erhalten auf Knopfdruck detaillierte Informationen zu Prozessanforderungen und -verantwortlichkeiten, Prozessaufwandskennzahlen von einzelnen Mitarbeitern oder ganzen Gruppen sowie Kennzahlen zur Prozessgüte in allen Prozessstrukturen. Verbesserungspotenziale decken Sie so ganz einfach auf – ohne zusätzlichen Aufwand erhöhen Sie die Effizienz in Ihrem Betrieb um ein Vielfaches.
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KVP – Methoden und Begriffe
Im Rahmen von KVP werden Prinzipien Qualitätsprinzipien definiert. Das sind Grundsätze, die für das Qualitätsmanagement gelten. Dies könnten etwa sein: ständige Verbesserung, geringe Fehlerquote, Prozessorientierung und viel mehr. Diese Qualitätsmanagementgrundsätze können im Rahmen einer DIN Norm festgelegt sein oder vom Unternehmen individuell festgesetzt werden.
Dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess liegt in der Regel ein Prozessmodell zugrunde. In diesem werden Geschäftsprozesse grafisch beschrieben. Soll- und Ist-Zustände werden im Hinblick auf das Unternehmensziel abgebildet. Im Prozessmodells werden Teilprozesse, Abhängigkeiten, Schnittstellen abgebildet. Die Unterteilung erfolgt im Prozessmodell so detailliert wie möglich, aber so abstrakt wie möglich, um einen Überblick und eine Grundlage für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu erhalten.
Das Auditmanagement ist ein zentraler Teil des Qualitätsmanagements. Im Rahmen des Auditmanagements werden Geschäftsabläufe regelmäßig analysiert. Störeinflüsse werden zuverlässig ermittelt, unklare oder ungünstige Regelungen offenbart, Qualifikationsdefizite bei Mitarbeitern treten zutage – so dass die Stellschrauben deutlich werden, mithilfe derer Prozesse verbessert werden können. Mitarbeiter erhalten dabei die Möglichkeit, eigene Ideen und Vorschläge einzubringen und sich so aktiv am kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu beteiligen.
AIDA KVP-Management
Preis, Leistung, Qualität, Service – das sind die Koordinaten,in denen sich Ihr Unternehmen jeden Tag bewegt. Entscheidend für den Erfolg sind nicht nur die fachlichen und technischen Voraussetzungen. Viel mehr die Organisation der Unternehmensabläufe und das Wissen sowie die Innovationskraft engagierter Mitarbeiter.
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