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Web-Mitarbeiterportal

Arbeitszeit effektiv nutzen, Ressourcen optimal einsetzen, Workflows optimieren – das sind Grundlagen für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Das Web-Mitarbeiterportal von AIDA hilft Ihnen schnell und einfach bei der Erreichung dieser Ziele, indem es die Organisation vereinfacht und die Transparenz erhöht.

Das AIDA Web-Mitarbeiterportal ist ein wirkungsvolles Tool zur Optimierung von Arbeitsabläufen: Buchungen korrigieren, Kontenstände abrufen, Urlaub beantragen und sogar Zeitbuchungen durchführen – das alles und noch mehr erledigen Mitarbeiter in Zukunft problemlos, fehlerfrei und nachvollziehbar im Netz.

Vorteile Arbeitnehmer

  • Eigenständige Antragstellung – jederzeit, überall
  • Keine Wegezeiten, schnellere Bearbeitung
  • Übersicht der eigenen Zeitkonten

Vorteile Arbeitgeber

  • Zentrale Information über An- und Abwesenheiten
  • Schnelles Einsehen von Mitarbeiterdaten
  • Flexible und einfache Planung und Auswertung

Vorteile Personalbüro

  • Entlastung und Zeitersparnis
  • Papierlose Antragsbearbeitung
  • Fehlerfreie Daten ohne Übertragung

Wie funktioniert das Web-Mitarbeiterportal von AIDA?

Um das Web-Mitarbeiterportal von AIDA zu nutzen, meldet sich der Mitarbeiter mit seiner Personalnummer und dem von ihm selbst festgelegten Passwort an. Nun kann er sich seine persönlichen Daten anzeigen lassen oder bestimmte Vorgänge bearbeiten – abhängig von seinen individuellen Berechtigungen. Dies senkt Kosten und spart viel Zeit. Mitarbeiter ohne eigenen PC nehmen die Buchungen bequem an speziellen Web-Terminals vor.

Der im Web-Mitarbeiterportal hinterlegte Workflow ermöglicht die Konfiguration umfangreicher Vertretungs- und Vorgesetztenfunktionen und bietet ein automatisiertes Informationsmanagement per E-Mail. Begrüßen Sie das Ende der Zettelwirtschaft, unterstützen Sie die Verwaltung bei der Personaleinsatzplanung und profitieren Sie von deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten. Die Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten und Auswertungen selbstständig ansehen, wodurch Rückfragen bei den Vorgesetzten und im Personalbüro reduziert werden.

Personalzeiterfassung

Höchster Bedienkomfort beim Eintragen, Planen und Verwalten von Arbeitszeiten

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Personaleinsatzplanung

Moderne digitale Lösungen zur und nachhaltigen Steigerung der Produktivität

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Mobile Datenerfassung

Ortsunabhängige Erfassung von Zeiten und Daten mit direktem Informationsaustausch

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Zutrittssteuerung

Flexible Zutrittssteuerung und zuverlässiges Zutrittsmanagement für Türen, Schranken und mehr

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Passende Hardware

Das kann das Web-Mitarbeiterportal von AIDA

Mit AIDA stellen Sie bequem Anträge für:

  • Urlaub
  • Korrekturen oder Nachträge für Zeitbuchungen (Kommen, Gehen, Pausen etc.)
  • Dienstgänge
  • Dienstreisen
  • Gleitzeit- und Überstundenabbau
  • Strornierung oder Änderungen eingetragener Zeiten

Selbstauskunft

Jederzeit bestens informiert mit dem Web-Mitarbeiterportal: Angestellte können nach dem Login Informationen selbstständig einsehen. Selbstverständlich sind die Rechte für alle Aktionen frei definierbar. So entscheiden Sie individuell, welche Informationen für wen zugänglich sein sollen: Arbeitszeitjournale wie das Tages-, Wochen- oder Monatsjournal, das Zeitkonto oder der persönliche Kalender mit Einträgen wie beantragten oder schon genehmigten Urlaubszeiten oder Dienstreisen und viel mehr.

Abteilungsauskunft

Gruppen- oder Abteilungsleiter können Daten zu ihren Mitarbeitern bequem abrufen. So behalten sie immer den Überblick. Das Informationstableau zeigt auf einen Blick den Status der Mitarbeiter: Wer ist an- oder abwesend, in der Pause oder auf einem Dienstgang? Optional sind Zusatzdaten wie die Durchwahl des Mitarbeiters oder der laufende Auftrag abrufbar. Auch abteilungsbezogene Auswertungen lassen sich bequem über das Web-Mitarbeiterportal erstellen.

Organisation

Das Web-Mitarbeiterportal passt sich Ihren Anforderungen genau an: Anhand der im System hinterlegten Stammdaten können Führungskräfte automatisch ein Webdiagramm als Abbild Ihrer Organisationsstruktur erstellen, Vorgesetzte und Stellvertreter festlegen, für jeden Geschäftsprozess einen individuellen ein- oder mehrstufigen Workflow definieren, Stabsstellen und Sekretariate definieren und Mitarbeiter zuordnen.

Anträge

Die Antragstellung ist mit AIDA ein Kinderspiel: Ihre Mitarbeiter stellen im Web-Mitarbeiterportal eigenverantwortlich Anträge, zum Beispiel für Urlaube oder Zeitkorrekturen – direkt von ihrem Arbeitsplatz aus, ganz einfach im Web-Browser. Das spart Zeit und Aufwände für die Angestellten und die Personalabteilung. Bei Genehmigung nimmt das System automatisch die weiteren Schritte vor: Verbuchung der Zeiten, Abzug des genehmigten Urlaubs vom Urlaubskonto, Eintrag im Kalender und viel mehr. Für jede Aktion kann eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst werden.

Zeitbuchung

Mit dem Web-Mitarbeiterportal können Sie Zeiten auch ganz bequem vom Arbeitsplatz aus erfassen – ganz ohne Zeiterfassungsterminal. Dazu gehören die klassischen Buchungsarten wie Kommen, Gehen, Pause oder Dienstgang. Ebenso können auf diesem Weg Kostenstellenwechsel gebucht werden.

Bestens informiert mit dem Web-Mitarbeiterportal

Alle Buchungen des ausgewählten Monats sind einsehbar: Tageswerte (Soll-, Ist-Zeit und Saldo), Gleitzeit- oder Überstundenkonto und viel mehr.

Der Kalender zeigt auf einen Blick alle eingetragenen Fehlgründe wie Urlaub, Krankheit oder Feiertage. Angestellte können auch den Urlaubskalender einsehen.

Das Web-Mitarbeiterportal gewährt Angestellten Einblick in Ihre persönlichen Konten. Informieren Sie sich jederzeit über den Stand Ihres Gleitzeitkontos, Resturlaube, genommenen und genehmigten Urlaub.

Im Gruppenkalender sehen Sie eingetragene (beantragte und bereits genehmigte) Fehlgründe, wie Urlaub oder Dienstreise, in einer selektierbaren Monatsübersicht. Sie sehen sofort, ob in einem bestimmten Zeitraum bereits ein Kollege Urlaub beantragt hat. Fehlgründe und Wochenpläne können Sie im Gruppenkalender direkt eintragen bzw. planen.

Mit dem praktischen Ampelsystem des Informationstableaus verschaffen Sie sich leicht einen Überblick über die Anwesenheiten der Mitarbeiter, wie zum Beispiel: Grün = anwesend, rot = abwesend, gelb = auf Dienstgang. Ebenso sehen Sie Fehlgründe und Rückkehrzeit bei Abwesenheiten und erhalten weitere Informationen, wie etwa den Auftrag, den die Person aktuell bearbeitet.

Das Web-Mitarbeiterportal von AIDA informiert Sie auf Wunsch über neue Anträge. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn sich deren Bearbeitungsstatus ändert.

Legen Sie die Reihenfolge der Genehmigung von Anträgen frei fest. Auch eine Teamvertreter-Regelung ist möglich: Es können Kollegen bestimmt werden, die dem Antrag zustimmen müssen, bevor der Vorgesetzte diesen erhält.

Der Vorgesetzte ist nicht im Haus? Der Stellvertreter ist dank Web-Mitarbeiterportal sofort im Einsatz. Es können ein oder mehrere Stellvertreter zugeordnet werden. Diese erhalten automatisch Zugriff auf die zu bearbeitenden Anträge. Der Zugriff ist auch jederzeit manuell per Mausklick aktivierbar.

Passende Broschüren

Einfach und bequem Anträge stellen – im AIDA Web-Mitarbeiterportal