AIDA Virtuelles Personalbüro®
Arbeitszeit effektiv nutzen, Ressourcen optimal einsetzen, Workflows optimieren – das sind Grundlagen für nachhaltigen Unternehmenserfolg. Mit AIDA Virtuelles Personalbüro® erreichen Sie Ihre Ziele einfacher und schneller, indem es die Organisation vereinfacht und die Transparenz erhöht.
AIDA Virtuelles Personalbüro® ist ein wirkungsvolles Tool zur Optimierung von Arbeitsabläufen: Buchungen korrigieren, Kontenstände abrufen, Urlaub beantragen und sogar Zeitbuchungen durchführen – das alles und noch mehr erledigen Mitarbeiter in Zukunft problemlos, fehlerfrei und nachvollziehbar im Netz.
Vorteile
Arbeitgeber
Vorteile
Personalbüro
Vorteile
Arbeitnehmer
Wir vertrauen auf AIDA Virtuelles Personalbüro®:
Wie funktioniert der Web-Self-Service von AIDA?
Um den Web-Self-Service von AIDA zu nutzen, meldet sich der Mitarbeiter mit seiner Personalnummer und dem von ihm selbst festgelegten Passwort an. Nun kann er sich seine persönlichen Daten anzeigen lassen oder bestimmte Vorgänge bearbeiten – abhängig von seinen individuellen Berechtigungen. Dies senkt Kosten und spart viel Zeit. Mitarbeiter ohne eigenen PC nehmen die Buchungen bequem an speziellen Web-Terminals vor.
Der im AIDA Virtuelles Personalbüro® hinterlegte Workflow ermöglicht die Konfiguration umfangreicher Vertretungs- und Vorgesetztenfunktionen und bietet ein automatisiertes Informationsmanagement per E-Mail. Begrüßen Sie das Ende der Zettelwirtschaft, unterstützen Sie die Verwaltung bei der Personaleinsatzplanung und profitieren Sie von deutlich verkürzten Bearbeitungszeiten. Über diesen Web-Self-Service können die Mitarbeiter ihre persönlichen Daten und Auswertungen selbstständig ansehen, wodurch Rückfragen bei den Vorgesetzten und im Personalbüro reduziert werden.
Gruppenkalender
Zeigt sowohl fest eingetragene als auch beantragte (noch nicht genehmigte) Fehlgründe (Urlaub, Dienstreise etc.) der Mitarbeiter in einer selektierbaren Monatsübersicht an.
Bei Urlaubsanträgen sieht man z.B. sofort, ob im fraglichen Zeitraum bereits ein Kollege Urlaub beantragt oder genehmigt bekommen hat. Fehlgründe und Wochenpläne (Personaleinsatz) können hierüber auch direkt eingetragen bzw. geplant werden.
AIDA hat unser Unternehmen effizienter gemacht, weil es den Mitarbeitereinsatz erleichtert. Erreichbarkeiten sowie An- und Abwesenheiten – nach wenigen Mausklicks haben Geschäftsführung, Personalleitung und Mitarbeiter volle Übersicht. In unserem auf zwölf Standorte verteilten Unternehmen hat AIDA auch die Urlaubsplanung erheblich erleichtert
Fragen kostet nichts, Punkt.
Sie wünschen eine individuelle Beratung? Kontaktieren Sie uns, wir helfen Ihnen gerne weiter!
Bestens informiert mit dem Web-Mitarbeiterportal
Alle Buchungen des ausgewählten Monats sind einsehbar: Tageswerte (Soll-, Ist-Zeit und Saldo), Gleitzeit- oder Überstundenkonto und viel mehr.
Der Kalender zeigt auf einen Blick alle eingetragenen Fehlgründe wie Urlaub, Krankheit oder Feiertage. Angestellte können auch den Urlaubskalender einsehen.
AIDA Virtuelles Personalbüro® gewährt Angestellten Einblick in Ihre persönlichen Konten. Informieren Sie sich jederzeit über den Stand Ihres Gleitzeitkontos, Resturlaube, genommenen und genehmigten Urlaub.
Im Gruppenkalender sehen Sie eingetragene (beantragte und bereits genehmigte) Fehlgründe, wie Urlaub oder Dienstreise, in einer selektierbaren Monatsübersicht. Sie sehen sofort, ob in einem bestimmten Zeitraum bereits ein Kollege Urlaub beantragt hat. Fehlgründe und Wochenpläne können Sie im Gruppenkalender direkt eintragen bzw. planen.
Mit dem praktischen Ampelsystem des Informationstableaus verschaffen Sie sich leicht einen Überblick über die Anwesenheiten der Mitarbeiter, wie zum Beispiel: Grün = anwesend, rot = abwesend, gelb = auf Dienstgang. Ebenso sehen Sie Fehlgründe und Rückkehrzeit bei Abwesenheiten und erhalten weitere Informationen, wie etwa den Auftrag, den die Person aktuell bearbeitet.
AIDA Virtuelles Personalbüro® informiert Sie auf Wunsch über neue Anträge. Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn sich deren Bearbeitungsstatus ändert.
Legen Sie die Reihenfolge der Genehmigung von Anträgen frei fest. Auch eine Teamvertreter-Regelung ist möglich: Es können Kollegen bestimmt werden, die dem Antrag zustimmen müssen, bevor der Vorgesetzte diesen erhält.
Der Vorgesetzte ist nicht im Haus? Der Stellvertreter ist dank des AIDA Virtuelles Personalbüro® sofort im Einsatz. Es können ein oder mehrere Stellvertreter zugeordnet werden. Diese erhalten automatisch Zugriff auf die zu bearbeitenden Anträge. Der Zugriff ist auch jederzeit manuell per Mausklick aktivierbar.
Selbstauskunft
Jederzeit bestens informiert mit AIDA Virtuelles Personalbüro® – dem Web-Self-Service für Ihre Mitarbeitenden: Angestellte können nach dem Login Informationen selbstständig einsehen. Selbstverständlich sind die Rechte für alle Aktionen frei definierbar. So entscheiden Sie individuell, welche Informationen für wen zugänglich sein sollen: Arbeitszeitjournale wie das Tages-, Wochen- oder Monatsjournal, das Zeitkonto oder der persönliche Kalender mit Einträgen wie beantragten oder schon genehmigten Urlaubszeiten oder Dienstreisen und viel mehr.
Abteilungsauskunft
Gruppen- oder Abteilungsleiter können über den Web-Self-Service bequem Daten zu ihren Mitarbeitern abrufen. So behalten sie immer den Überblick. Das Informationstableau zeigt auf einen Blick den Status der Mitarbeiter: Wer ist an- oder abwesend, in der Pause oder auf einem Dienstgang? Optional sind Zusatzdaten wie die Durchwahl des Mitarbeiters oder der laufende Auftrag abrufbar. Auch abteilungsbezogene Auswertungen lassen sich bequem über das Web-Mitarbeiterportal erstellen.
Organisation
AIDA Virtuelles Personalbüro® passt sich Ihren Anforderungen genau an: Anhand der im System hinterlegten Stammdaten können Führungskräfte automatisch ein Webdiagramm als Abbild Ihrer Organisationsstruktur erstellen, Vorgesetzte und Stellvertreter festlegen, für jeden Geschäftsprozess einen individuellen ein- oder mehrstufigen Workflow definieren, Stabsstellen und Sekretariate definieren und Mitarbeiter zuordnen.
Anträge
Die Antragstellung ist mit AIDA ein Kinderspiel: Ihre Mitarbeiter stellen über den Web-Self-Service eigenverantwortlich Anträge, zum Beispiel für Urlaube oder Zeitkorrekturen – direkt von ihrem Arbeitsplatz aus, ganz einfach im Web-Browser. Das spart Zeit und Aufwände für die Angestellten und die Personalabteilung. Bei Genehmigung nimmt das System automatisch die weiteren Schritte vor: Verbuchung der Zeiten, Abzug des genehmigten Urlaubs vom Urlaubskonto, Eintrag im Kalender und viel mehr. Für jede Aktion kann eine E-Mail-Benachrichtigung ausgelöst werden.
Zeitbuchung
Mit dem Web-Self-Service können Sie Zeiten auch ganz bequem vom Arbeitsplatz aus erfassen – ganz ohne Zeiterfassungsterminal. Dazu gehören die klassischen Buchungsarten wie Kommen, Gehen, Pause oder Dienstgang. Ebenso können auf diesem Weg Kostenstellenwechsel gebucht werden.
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AIDA Web-Self-Service
Effizienz erhöhen und Mitarbeiter aktiv einbinden.
In allen Bereichen gilt heute die gleiche Vorgabe: Arbeitszeit soll möglichst effektiv genutzt und unproduktive Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert werden. Genau das schaffen Sie mit dem AIDA Web-Self-Service.
AIDA Impressionen Personalmanagement
Mit unseren Systemen können Sie mit überschaubarem Einsatz ein Maximum aus Ihren betrieblichen Abläufen schöpfen. Investieren Sie in eine zukunftssichere Lösung: Das AIDA ORGA Personalmanagement lässt sich modular ausbauen und so an künftige Bedürfnisse anpassen.
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Viele Ihrer Geschäfte werden draußen gemacht. Ihr Außendienst ist viel und erfolgreich unterwegs. Natürlich fallen dabei auch viele Personal- wie Projektzeiten an. Behalten Sie hier den Überblick. Mit den richtigen Informationen.Umfassend, einfach und aktuell.
Broschüre ansehenDas kann das Web-Mitarbeiterportal von AIDA
Mit AIDA stellen Sie bequem Anträge für:
Einfach und bequem Anträge stellen – im AIDA Virtuelles Personalbüro®
Schritt 1:
Der User loggt sich mit seinem Benutzernamen oder der Personalnummer und seinem persönlichem Kennwort im AIDA Virtuelles Personalbüro® ein.
Schritt 2:
Der Mitarbeiter wählt seinen persönlichen Jahreskalender aus und markiert dort die Tage, an denen er einen Antrag stellen möchte.
Schritt 3:
Der Mitarbeiter wählt den Fehlgrund (z.B. Urlaub, Weiterbildung, Gleittag, etc.) und Zeitraum aus und kann dies bei Bedarf mit einer Bemerkung begründen. Zusätzlich kann ein Kollege als Stellvertreter bestimmt werden.
Fertig!
Passende Hardware
Web-Terminal T1670
Das T1670 ist ein innovatives Webterminal mit integriertem berührungslosem Leser und einem 7″ Touchdisplay mit Echtglasfront. Das Terminal läuft mit einem Windows Betriebssystem und ist ideal zum buchen der Anwesenheitszeiten und Dienstgänge. Außerdem können Mitarbeiter ihre Anträge direkt über das Terminal stellen & Vorgesetzte können diese dort direkt einfach und schnell bearbeiten.
Evo PC
Das Evo PC ist ein Computer mit einem 18,5″ Farb TFT Touch-Display, worüber die Personalzeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Materialerfassung und sogar Personalplanung und Auftragsbearbeitung getätigt werden kann. Die Personalzeiterfassung kann dank integriertem Transponderleser berührungslos oder über das Web-Mitarbeiterportal erfolgen.
AIDA APP
Die AIDA APP bietet sich ideal an, um flexibel und mobil Kommen, Gehen, Pausen, Dienstgänge, Kostenstellenwechsel sowie Auftrags- und Projektzeiten im Inland und Ausland zu buchen. Sie ist für IOS und Android Betriebssysteme erhältlich. Übertragungsprobleme wegen schlechtem Netz sind kein Problem. Die AIDA APP speichert die Daten vorrübergehend lokal und überträgt diese, sobald es mit einem Netz verbindung hat. Alle Rechte sind auch hier individuell auf die Benutzer einstellbar.
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