BAG-Urteil zur elektronischen Zeiterfassung
Das EUGH-Urteil macht deutlich, dass die Erfassung der Arbeitszeit verpflichtend nachgekommen werden muss. Für Unternehmen, in denen noch kein System zur Zeiterfassung besteht, bedeutet die Einführung eine einschneidende Umstellung für Arbeitgeber und auch Arbeitnehmer. Viele Arbeitgeber, die sich bisher noch nicht mit der Personalzeiterfassung auseinandergesetzt haben, stellen sich nun die Frage, was sich konkret für sie ändert.
Das BAG-Urteil zur elektronischen Zeiterfassung
Der Europäischer Gerichtshof stellte bereits im Jahr 2019 die Forderung nach einer Umsetzung zur Erfassung der Arbeitszeit. DAS Bundesarbeitsgericht, kurz BAG, hat zudem am 13.09.2022 die Feststellung geäußert, dass eine gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung längst bestehe und in § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgehandelt wird. Daraus ergibt sich für viele Unternehmer die Frage, ob sich aufgrund der verpflichtenden Erfassung bezüglich der Zeitwirtschaft ein konkreter Handlungsbedarf in ihrem eigenen Betrieb ergibt.
Der Beschluss drückt aus, dass jedes Unternehmen ein neutrales, zugängliches und verlässliches System einrichten muss, um die geleistete Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu messen. Das Arbeitsministerium erläutert, dass durch die Erfassung der Arbeitszeit erkennbar sein muss, wann die Arbeit begonnen und beendet wurde. Dies stelle sicher, dass die tatsächliche Arbeitszeit festgehalten wird, um sicherzustellen, dass ausreichende Ruhezeiten gewährleistet werden können.
Was muss bei der elektronischen Zeiterfassung berücksichtigt werden?
Im deutschen Recht gibt § 16 Abs. 2 ArbZG ist vorgegeben, dass Arbeitgeber die Aufzeichnungen der Arbeitszeit mindestens 2 Jahre aufbewahren muss, um diese auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorweisen zu können. Es gibt jedoch keine Vorgaben, auf welche Art die Zeiterfassung erfolgen muss. Es ist den Unternehmen somit freigestellt, ob sie zum Beispiel zur Softwarelösung eine App, eine Stempeluhr oder ein Zeiterfassungsterminal einsetzen. Wichtig zu wissen ist, dass auch Mitarbeitende im Homeoffice die Dauer ihrer Arbeit dokumentieren müssen.
Die Einhaltung des Arbeitsschutzes wird in Zukunft von den zuständigen Landesbehörden überprüft. Sollte ein Verstoß des Arbeitsschutzes aufgrund unzureichender Ruhezeiten auftreten, können Nachbesserungen gefordert werden. Auch ist es möglich, dass ein Unternehmen mit Bußgeldern belegt wird, wenn der Pflicht zur Erfassung der Zeit nicht korrekt nachgegangen wird. Dies ist jedoch höchst unwahrscheinlich, da keine hohen Anforderungen an die Art der Erfassung bestehen.
Vorteile der elektronischen Zeiterfassung – Mögliche Entlastungen durch die Personalzeiterfassung
Auch wenn die elektronische Erfassung der Arbeitszeit eine Umstellung darstellt, bringt sie tatsächlich auch Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer. Eine exakte Erfassung der Arbeitsstunden ist nämlich nicht nur eine Kontrollinstanz für den Arbeitgeber, sondern auch für den Mitarbeitenden persönlich. So wird durch eine nachweisbare Erfassung der Arbeitszeit eine fundamentale Transparenz geschaffen, die auch für Angestellte hilfreich ist. Eine Erfassung der Zeitwirtschaft hilft dabei, eine faire Abrechnung der Gehaltszahlungen zu gewährleisten, insbesondere wenn Beschäftigte im Homeoffice arbeiten. Weiterhin ist die elektronische Erfassung der Arbeitszeit vorteilhaft, wenn es um die Erstellung der Gehaltsabrechnungen geht. Wird die Arbeitszeit digital erfasst, können die gesammelten Daten unkompliziert als Grundlage zur Gehaltsrechnung dienen und den Prozess somit beschleunigen.
Des Weiteren wird mit der elektronischen Erfassung der Arbeitszeit verhindert, dass sich Mitarbeitende ausgenutzt fühlen könnten, da anhand der Zeiterfassung deutlich erkennbar ist, wie viel Zeit ein Arbeitnehmer wirklich für die Arbeit nutzt. So werden auch geleistete Überstunden zeitlich nachweisbar erfasst.
Darüber hinaus ist die Erfassung der Arbeitszeit zwingend notwendig, wenn Mitarbeitende in verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen im Unternehmen tätig sind. Insbesondere bei Minijobbern ist wesentlich darauf zu achten, dass sie nicht zu viele Stunden arbeiten. Andernfalls können unbeabsichtigter Weise Verstöße gegen das Mindestlohngesetz begangen werden. Die zeitliche Erfassung der Arbeitszeit verhindert dies. Im Umkehrschluss dient die elektronische Zeiterfassung als Protokollierung und Nachweis, dass kein Verstoß gegen das Arbeitsgesetz aufgetreten ist, wenn dies anhand der Erfassung der Arbeitszeit nachweisbar ersichtlich wird.
Tipps zur Einführung eines Zeiterfassungs-Systems
Um ein System zur Zeiterfassung erfolgreich einzuführen, ist besonders darauf zu achten, dass ein System zur Erfassung ausgewählt wird, welches sich gut in das eigene Unternehmen integrieren lässt. Hilfreich ist eine passgenaue Beratung, um von Vorneherein das richtige System auszuwählen und ein Umstieg vermieden wird. Fachkundige Berater kennen sich mit der Thematik aus und wissen, welche Aspekte entscheidend dafür sind, ob ein System zur Zeiterfassung im jeweiligen Unternehmen geeignet ist. Außerdem sollte das ausgewählte System skalierbar sein und so unkompliziert wie möglich gehalten werden.
Bei der Einführung eines Systems zur Zeiterfassung ist neben der technischen Seite auch auf die Reaktion der Mitarbeitenden zu achten. Um den Angestellten die Gewöhnung an die zeitliche Erfassung so angenehm wie möglich zu gestalten, ist es sinnvoll, den Mitarbeitern die Vorteile der Zeiterfassung zu erläutern und aufkommende Fragen transparent und offen zu klären. Wichtig ist, dass sich Mitarbeitende nicht vom Arbeitgeber kontrolliert fühlen, sondern erkennen, dass die Erfassung der Arbeitszeit auch Vorteile für sie selbst mitbringt.
Gelingt die Einführung der elektronischen Zeiterfassung, wird diese für alle Beteiligten schon bald zur Gewohnheit. Tritt diese Gewohnheit ein, stellt die elektronische Erfassung der Zeit nicht länger eine lästige Verpflichtung, sondern viel mehr ein wichtiges Tool zur Transparenz und zur Absicherung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber dar.
